Angebot schreiben mit KI: Entwurf mit deiner Preisliste

Von Philip Stapmanns · 2026-10-31

Aus der Anfrage im Formular wird ein Angebotsentwurf in Google Docs. Die KI schreibt den Text, die Preise kommen aus deiner Liste, raus geht er per Klick.

Eine Anfrage kommt rein, und du hast erst Freitag Zeit fürs Angebot. Wer ein Angebot mit KI schreiben will, findet vor allem Software für Handwerksbetriebe oder schreibt Prompts selbst in ChatGPT. Beim Prompt tippst du die Preise selbst ein und hoffst, dass die KI richtig rechnet. Mit diesem n8n-Workflow füllt der Kunde ein Formular aus, und du prüfst am Ende nur noch den fertigen Entwurf.

Was du brauchst

• n8n mit öffentlicher Adresse, also n8n Cloud oder ein eigener Server mit Domain. Formular und Freigabe-Knöpfe müssen von außen erreichbar sein, localhost reicht nicht.
• Ein Postfach mit SMTP-Zugang für die Freigabe-Mail und den Versand. Das geht bei fast allen Anbietern, auch mit eigener Domain.
• Ein Google-Konto für Drive, Docs und Sheets.
• Zugang zu einem KI-Modell, meist per API-Schlüssel. Jedes Chat-Modell geht.
• Die Workflow-Datei (.json), die du am Ende dieses Artikels bekommst.

Was im Angebot woher kommt

Die KI rechnet bei diesem Workflow nichts. Den Preis bestimmt ein Code-Knoten ohne KI, der die Leistung aus dem Formular in deiner Liste nachschlägt und mit dem Umfang malnimmt.

Schreibt die KI trotzdem einen Betrag mit Euro-Zeichen, EUR oder Euro in ihren Text, ersetzt der Knoten "Angebot zusammenstellen" ihn durch [BETRAG ENTFERNT], und die Freigabe-Mail warnt dich.

Angebot schreiben mit KI: Schritt für Schritt

1. Leg in n8n einen leeren Workflow an und importier die .json-Datei. Zugangsdaten stecken keine drin.
2. Leg ein Google Sheet als Preisliste an, Zeile 1: Leistung, Einheit, Preis. Die Einheit kurz, etwa Std., Tag(e) oder Seite(n), den Preis als Zahl ohne Euro-Zeichen.
3. Wähl dieses Sheet im Knoten "Preisliste lesen" unter Document und Sheet.
4. Trag im Knoten "Anfrage per Formular" unter Leistung genau dieselben Namen ein wie in deiner Spalte Leistung. Sonstiges lässt du im Formular stehen, aber nicht in der Liste.
5. Setz in der Formular-Beschreibung den Link zu deiner Datenschutzerklärung ein.
6. Bau deine Angebotsvorlage als Google Doc mit Briefkopf, festen Texten und den Platzhaltern [[KUNDE]], [[EMAIL]], [[DATUM]], [[ANGEBOTSNUMMER]], [[LEISTUNG]], [[UMFANG]], [[EINZELPREIS]], [[GESAMTPREIS]], [[WUNSCHTERMIN]], [[EINLEITUNG]] und [[BESCHREIBUNG]].
7. Wähl im Knoten "Vorlage kopieren" diese Vorlage und einen Ordner für deine Angebote.
8. Hinterleg im Knoten "KI-Modell" deinen KI-Zugang. Der Knoten ist auf Google Gemini eingestellt. Nutzt du einen anderen Anbieter, tauschst du ihn gegen dessen Chat-Modell-Knoten.
9. Wähl in allen Google-Knoten dein Google-Konto.
10. Leg in "Freigabe-Mail an dich" und "Angebot an Kunden senden" ein SMTP-Zugangsdatum an: Server, Port (meist 465 oder 587), Benutzer und Passwort aus der Hilfe deines Anbieters.
11. Trag in beiden Knoten deine Absenderadresse ein.
12. Trag in "Freigabe-Mail an dich" als Empfänger deine eigene Adresse ein.
13. Ersetz in "Angebot an Kunden senden" HIER DEIN NAME durch deine Grußformel.
14. Leg ein zweites Sheet für die Anfragen an, Zeile 1: Datum, Name, E-Mail, Leistung, Umfang, Wunschtermin, Budget, Beschreibung, Preis, Angebot, Status.
15. Wähl dieses Sheet im Knoten "Status ins Sheet".
16. Öffne das Formular über die Test-URL in "Anfrage per Formular" und schick eine Anfrage mit deiner eigenen Mailadresse.
17. Öffne das Doc über den Link Entwurf in der Freigabe-Mail und prüf es.
18. Klick Freigeben. Das Angebot kommt als PDF bei dir an, im Sheet steht der Status.
19. Schick noch eine Anfrage mit Sonstiges. Im Doc steht dann [PREIS FEHLT] statt einer Zahl.
20. Veröffentliche den Workflow, wenn alles klappt.

Das Formular fragt Name, E-Mail, Leistung (in der Datei vorbelegt mit Beratung, Workshop, Website, Sonstiges), Umfang, Wunschtermin, Budget und Beschreibung ab, dazu ein Häkchen für den Datenschutzhinweis. Das Budget landet in deiner Freigabe-Mail als "Budget laut Kunde" und im Sheet. Die KI sieht es nie.

So sah der Testlauf vom 29.10.2026 aus, mit einer Beispiel-Preisliste (Beratung 120 € pro Std., Workshop 900 € pro Tag, Website 450 € pro Seite):

In der Freigabe-Mail stand "Preis laut deiner Liste: 1.800,00 €", darunter der Link Entwurf zum Google Doc und die Knöpfe Freigeben und Verwerfen. Im Doc stand "Einzelpreis: 900,00 € pro Tag(e)". Willst du etwas ändern, machst du das vor dem Klick im Doc. Das PDF entsteht beim Klick aus dem aktuellen Stand.

Klickst du Verwerfen oder 7 Tage lang gar nichts, geht nichts raus. Das Doc bleibt als Entwurf in Drive.

Grenzen und Datenschutz

• Anfragen enthalten Kundendaten. Name, Leistung, Umfang, Wunschtermin und die Beschreibung des Kunden gehen an die KI, die Mailadresse nicht. Nimm ein Modell mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, klarem Serverstandort und ohne Training mit deinen Eingaben.
• Der Workflow kennt nur, was in deiner Liste steht: eine Leistung aus dem Auswahlfeld mal Umfang. Fehlt die Leistung in der Liste, steht [PREIS FEHLT] im Doc und die Freigabe-Mail warnt dich. Den Preis trägst du dann selbst ein, bevor du freigibst.
• Er ersetzt keine AGB und keine Vertragsprüfung. Steuerhinweise wie die Kleinunternehmerregelung schreibst du einmal fest in deine Vorlage, die KI fasst sie nicht an.

Wenn du die Schritte oben nachbauen willst, brauchst du als Startpunkt die Workflow-Datei mit allen Knoten, die hier vorkommen, von "Anfrage per Formular" bis "Status ins Sheet", samt Prompt und Preisberechnung. Dazu gibt es die zweiseitige Anleitung als PDF mit genau diesen Einstellungen. Du importierst, verbindest deine Zugänge und schickst die erste Test-Anfrage.

Häufige Fragen