KI Philip

Ich automatisiere wiederkehrende Büroarbeit in kleinen Betrieben.

Für Inhaber, die nicht länger dafür bezahlen wollen, dass jemand Daten von Hand von A nach B trägt.

  • Aufträge und Angebote
  • Termine und Erinnerungen
  • Rechnungen und Belege
Projekt anfragen Preise ansehen
  • Läuft mit deinen Programmen
  • Server in Deutschland
  • Raus geht nur, was du freigibst

Ein Beispiel

  1. 1Eine Anfrage kommt per Mail.
  2. 2Sie steht ohne Abtippen in deinem Programm.
  3. 3Das Angebot liegt als Entwurf mit deinen Preisen bereit.
  4. 4Du prüfst es und klickst auf Senden.

Niemand tippt etwas zweimal. Du behältst den letzten Klick.

Kommt dir das bekannt vor?

  • Anfragen kommen per Mail, Telefon und WhatsApp. Jemand tippt sie ins Programm.
  • Jedes Angebot wird neu geschrieben. Nachgefasst wird, wenn gerade Zeit ist.
  • Termine werden einzeln bestätigt. Die Erinnerung am Vortag vergisst man.
  • Eine offene Rechnung fällt erst auf, wenn jemand die Liste durchgeht.
  • Stundenzettel und Belege werden am Monatsende zusammengesucht.

Jeder Handgriff ist klein. Zusammen binden sie jede Woche Leute, die Besseres zu tun hätten.

Was ich automatisiere.

Sechs Abläufe, die in fast jedem kleinen Betrieb von Hand laufen.

Anfrage bis Angebot

HeuteDie Anfrage kommt per Mail. Jemand tippt sie ins Programm und schreibt das Angebot von vorn.

DanachDie Anfrage steht im Programm, das Angebot liegt als Entwurf mit deinen Preisen bereit. Du prüfst und schickst ab.

Auftrag bis Termin

HeuteTermine werden einzeln abgestimmt und bestätigt. Erinnerungen gehen unter.

DanachBestätigung und Erinnerung am Vortag gehen nach einer Vorlage raus, die du einmal freigibst.

Rechnung bis Zahlung

HeuteOffene Rechnungen fallen erst auf, wenn jemand die Liste durchgeht.

DanachÜberfällige Posten fallen auf, ohne dass jemand die Liste durchgeht. Die Zahlungserinnerung liegt als Entwurf bereit.

Stunden und Rapporte

HeuteStundenzettel kommen auf Papier oder als Foto und werden am Monatsende abgetippt.

DanachDein Team trägt am Handy ein. Die Zahlen landen direkt dort, wo abgerechnet wird.

Belege

HeuteRechnungen liegen verstreut im Postfach und werden für die Buchhaltung zusammengesucht.

DanachBelege landen sortiert im Ordner, Betrag und Datum stehen in der Tabelle.

Kundenfragen

HeuteDieselben Fragen werden jede Woche neu beantwortet.

DanachEin Antwortentwurf liegt bereit. Du passt ihn an und schickst ab.

Außerdem: Websites, über die Anfragen gleich sauber bei dir ankommen. Und Workshops für Teams, die ihre Abläufe selbst bauen wollen, mit mir daneben. Frag einfach an.

So arbeite ich: erst die Diagnose.

  1. Anamnese

    Wir sprechen über deinen Betrieb: wo es hakt, welche Programme laufen, was du schon versucht hast.

  2. Befund

    Ich schaue mir den ganzen Ablauf an, nicht nur die nervigste Stelle. Du bekommst schriftlich, was sich lohnt, was nicht und in welcher Reihenfolge.

  3. Behandlung

    Ich baue in Etappen. Du siehst jeden Zwischenstand und gibst frei, bevor etwas live geht.

  4. Nachsorge

    Du bekommst alles mit Anleitung. Auf Wunsch kümmere ich mich danach um den Betrieb und um kleine Anpassungen.

Drei Regeln: Es läuft mit den Programmen, die du schon hast, wo das technisch geht. Die Automationen laufen auf einem Server in Frankfurt am Main. Was an deine Kunden geht, geht erst nach deinem Klick raus.

Philip Stapmanns mit verschränkten Armen

Wer ich bin

Ich bin Philip.

Eigentlich bin ich Arzt. Dort habe ich gelernt, nicht beim ersten Symptom zu behandeln.

Bei Betrieben ist es genauso. Wer nur das Angebot automatisiert, hat danach oft die Rechnung als Engpass. Deshalb schaue ich mir erst den ganzen Ablauf an.

Außerdem führe ich mit Enduure ein eigenes Unternehmen, ein Ausdauercoaching. Die Abläufe dort baue ich selbst. Ein Beispiel: Für die Enduure-Community baue ich gerade eine App. Wird dort ein Event abgesagt, bekommen die Verantwortlichen für den Standort automatisch eine Mail oder eine Telegram-Nachricht. Das läuft von allein.

Wie solche Abläufe von innen aussehen, zeige ich auf Instagram unter @kiphilip.eu.

Häufige Fragen.

Was kostet das?
  • Analyse (Befund): 790 €. Gespräch, Blick auf deine Abläufe, schriftlicher Befund mit Reihenfolge. Wird angerechnet, wenn du danach einen Auftrag gibst.
  • Ein Ablauf: ab 3.000 €. Zum Beispiel Anfrage bis Angebot, verbunden mit Mail, Tabelle oder einem Programm. Mit Test und Übergabe.
  • Mehrere verbundene Abläufe: ab 6.000 €. Aus der Anfrage werden ohne Abtippen Angebot, Termin und Rechnung. Auch mit deiner Branchensoftware, wenn sie sich anbinden lässt.
  • Betreuung: ab 150 € im Monat. Server, Überwachung und kleine Anpassungen. Ein Ansprechpartner, wenn etwas hakt.

Nach dem Befund bekommst du einen festen Preis. Als Kleinunternehmer berechne ich keine Umsatzsteuer (§ 19 UStG).

Muss ich meine Programme wechseln?

Nein. Ich verbinde die Programme, die du schon hast, wo das technisch geht. Ob deine Branchensoftware dazugehört, steht im Befund.

Wo liegen meine Daten?

Die Automationen laufen auf einem Server in Frankfurt am Main. Deine Kundendaten bleiben in deinen Programmen, die Automation reicht sie nur weiter.

Behalte ich die Kontrolle?

Ja. Was an deine Kunden geht, geht erst nach deinem Klick raus, oder nach einer Vorlage, die du einmal freigibst. Du siehst jeden Zwischenstand, bevor etwas live geht.

Projekt anfragen.

Erzähl mir, welcher Ablauf bei dir hakt. Ein paar Sätze reichen.

Was danach passiert: Ich lese deine Anfrage selbst und melde mich per Mail. Im ersten Gespräch klären wir, ob sich eine Analyse lohnt.

Noch unsicher, was sich bei dir lohnt? Mach den Automations-Check, acht Fragen.

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