Was ist n8n? Einfach erklärt für Selbstständige

Von Philip Stapmanns · 2026-10-31

Was ist n8n, was kostet es, wo läuft es? Erklärt an einem echten Workflow, der Belege aus deinem Postfach abtippt und ablegt.

Die meisten Erklärungen zu "was ist n8n" bleiben bei Knoten und Integrationen stehen. Das ist richtig, hilft dir aber erst, wenn du einen Ablauf vor Augen hast. Deshalb erkläre ich n8n hier an genau einem: Rechnungen kommen per Mail, und am Ende liegen sie benannt in Drive und stehen als Zeile in einer Tabelle.

Was ist n8n genau?

Ein Prompt in ChatGPT läuft nur, wenn du ihn startest. Ein Workflow in n8n läuft, wenn etwas passiert: eine Mail kommt an, ein Formular wird abgeschickt, eine Buchung geht ein. Heißt: Du kopierst nichts mehr rein und nichts mehr raus.

Gebaut wird das aus Knoten. Jeder Knoten macht eine Sache, und Linien verbinden sie. Im Beleg-Workflow laufen sieben Knoten in einer Reihe:

• Neue Mail mit PDF schaut per IMAP in dein Postfach und holt ungelesene Mails.
• Nur PDF-Anhänge wirft alles raus, was kein PDF ist.
• Text aus PDF zieht den Text aus der Datei.
• KI liest Beleg liest Betrag, Datum, Absender, Währung und Rechnungsnummer heraus. Die Regel im Prompt lautet: nichts erfinden, nichts raten, nichts ausrechnen.
• Dateiname bauen macht daraus einen Namen wie 2026-10-12_Muster-Buerobedarf-GmbH_48,90.pdf.
• PDF in Drive ablegen legt die Datei in deinen Ordner.
• Zeile ins Sheet schreibt die Eckdaten in deine Tabelle.

An KI liest Beleg hängen zwei weitere: KI-Modell (welche KI liest) und Felder als JSON (in welcher Form sie antwortet).

Du siehst jeden Schritt auf der Arbeitsfläche und bei einem Testlauf auch, welche Daten er weitergibt. Hakt es, siehst du, an welchem Knoten.

Zur Lizenz: n8n nennt sich "fair-code" und steht unter der Sustainable Use License. Du darfst die Software für die internen Zwecke deines eigenen Betriebs nutzen und anpassen. Anderen bereitstellen darfst du sie nur kostenlos und nicht kommerziell (Quelle: README und LICENSE.md im GitHub-Repository von n8n, Stand 31.10.2026).

Cloud oder selbst gehostet

Stand 31.10.2026, Preise von n8n.io/pricing, Einrichtung laut n8n-Dokumentation. Wer keine Erfahrung damit hat, Server zu betreiben, dem empfiehlt n8n selbst die Cloud.

Was du brauchst

• n8n, egal ob in der Cloud oder selbst gehostet.
• Ein Postfach mit IMAP-Zugang, in dem deine Rechnungen ankommen. Das geht bei GMX, web.de, IONOS, Strato, Gmail oder deiner eigenen Domain. Outlook.com geht nicht, Microsoft lässt dort keine Anmeldung per Passwort mehr zu.
• Ein Google-Konto für Drive und Google Sheets.
• Einen API-Schlüssel für Google Gemini. Der Knoten KI-Modell ist auf Gemini eingestellt und bekommt den Text aus dem PDF, nicht die Datei.
• Die .json-Datei des Workflows, die bekommst du am Ende dieser Seite.

Dein erster Workflow in n8n: Belege ablegen

1. Leg in n8n einen leeren Workflow an.
2. Importier die .json-Datei. Alternativ kopierst du ihren Inhalt aus einem Texteditor und fügst ihn auf der leeren Arbeitsfläche ein.
3. Leg in deinem Postfach einen Ordner Belege an.
4. Richte eine Regel ein, die Rechnungen in diesen Ordner sortiert.
5. Leg in Neue Mail mit PDF ein IMAP-Zugangsdatum an: Benutzer (meist deine Mailadresse), Passwort, IMAP-Server und Port 993 mit SSL/TLS. Bei Gmail brauchst du dafür ein App-Passwort, bei GMX und web.de schaltest du IMAP vorher in den Einstellungen frei.
6. Trag im selben Knoten unter Mailbox Name den Ordner Belege statt INBOX ein.
7. Hinterleg im Knoten KI-Modell deinen Gemini-Schlüssel.
8. Leg in PDF in Drive ablegen ein Google-Zugangsdatum an.
9. Wähl dasselbe Zugangsdatum in Zeile ins Sheet aus.
10. Leg in Drive einen Ordner an, etwa Belege 2026.
11. Wähl ihn in PDF in Drive ablegen unter Parent Folder.
12. Leg ein Google Sheet an mit Zeile 1: Datum, Absender, Betrag, Währung, Rechnungsnummer, Datei, Mail-Betreff, Geprüft.
13. Formatier die Spalte Betrag als Zahl mit zwei Nachkommastellen.
14. Wähl dieses Sheet in Zeile ins Sheet unter Document und Sheet.
15. Klick auf Execute workflow.
16. Schick dir selbst eine Mail mit einer echten Rechnung als PDF in den Ordner Belege. Öffne sie nicht, der Workflow holt nur ungelesene Mails und markiert sie danach als gelesen.
17. Prüf, ob das PDF im Drive-Ordner liegt und ob Betrag, Datum und Absender in der neuen Zeile stimmen.
18. Schick dir eine Mail mit zwei PDFs.
19. Prüf, ob zwei neue Zeilen im Sheet stehen.
20. Schalte den Workflow oben auf aktiv.

Ab dann prüfst du nur noch. Geh am Monatsende jede neue Zeile gegen das PDF durch, vor allem Betrag (brutto oder netto?), Datum (Rechnungsdatum, nicht Eingangsdatum) und Gutschriften. Dann setzt du ein x in die Spalte Geprüft, und erst danach geht etwas an deine Steuerberatung.

Grenzen und Datenschutz

• Rechnungen enthalten Kundendaten. Namen, Adressen, manchmal Bankverbindungen gehen an das KI-Modell. Schau beim Anbieter nach, ob es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt, wo die Server stehen und ob deine Eingaben zum Training genutzt werden. Und lass den Workflow nur den Ordner Belege lesen, sonst geht jede Mail mit PDF an die KI, auch private.
• Nur PDFs mit Textebene. Scans und Handyfotos haben oft keinen Text, dann bleiben die Felder leer. Dafür bräuchtest du zusätzlich eine Texterkennung (OCR). Rechnungen im Mailtext oder als Download-Link erfasst der Ablauf auch nicht.
• Die KI liest nicht fehlerfrei. Der Workflow sortiert vor. Prüfen und verbuchen bleibt bei dir oder deiner Steuerberatung.

Mit den 20 Schritten oben hast du n8n einmal von innen gesehen. Alles, was du für Schritt 2 brauchst, steckt in einer Datei: die .json mit allen Knoten und dem Prompt, dazu die zweiseitige Anleitung. Beides bekommst du unten nach den häufigen Fragen.

Häufige Fragen