Belege automatisch erfassen: Hand, Software oder Workflow

Von Philip Stapmanns · 2026-10-31

Belege automatisch erfassen, die als PDF per Mail kommen: drei Wege im Vergleich, und für den Workflow-Weg die Kurzanleitung.

Die Rechnung vom Hosting, vom Mobilfunk, vom Onlineshop: Sie kommt als PDF per Mail. Und dann liegt sie da, bis du sie öffnest, Betrag und Datum abtippst und die Datei umbenennst. Welcher Weg passt, hängt vor allem davon ab, welche Software du schon nutzt.

Belege automatisch erfassen: die drei Wege im Vergleich

Angaben zu Lexware Office: Lexware-Hilfe, Artikel "Automatischen Belegempfang per E-Mail einrichten", Stand 01.11.2026. Ob und wie andere Buchhaltungsprogramme Belege per Mail annehmen, steht in deren Hilfe.

Arbeitest du schon mit einer Buchhaltungssoftware, die Belege per Mail annimmt, nimm die. Ein zweites System daneben macht dir nur Arbeit. Der Workflow lohnt sich, wenn du keine solche Software nutzt oder deine Belege in Drive und einer Tabelle haben willst, etwa für deine Steuerberatung.

Was du für den Workflow brauchst

• n8n, egal ob in der Cloud oder selbst gehostet.
• Ein Postfach mit IMAP-Zugang, in dem deine Rechnungen ankommen. Outlook.com geht nicht: Laut n8n-Dokumentation (Stand 01.11.2026) lässt Microsoft dort keine Anmeldung per Passwort oder App-Passwort mehr zu.
• Ein Google-Konto für Drive und Google Sheets.
• Einen API-Schlüssel für Google Gemini. Der Knoten KI-Modell ist auf Gemini eingestellt und bekommt den Text aus dem PDF, nicht die Datei.
• Die .json-Datei des Workflows und die zweiseitige Anleitung, beides bekommst du am Ende dieser Seite.

Kurzanleitung: der Workflow-Weg

Hier nur die Reihenfolge. Jede Einstellung im Detail, mit Testlauf und Monatsprüfung, steht in Was ist n8n.

1. Leg in deinem Postfach einen Ordner Belege an.
2. Richte eine Regel ein, die Rechnungen in diesen Ordner sortiert, zum Beispiel alle Mails mit "Rechnung" im Betreff oder von bestimmten Absendern.
3. Leg in Google Drive einen Ordner an, etwa Belege 2026.
4. Leg ein Google Sheet an, Zeile 1: Datum, Absender, Betrag, Währung, Rechnungsnummer, Datei, Mail-Betreff, Geprüft. Formatier die Spalte Betrag als Zahl mit zwei Nachkommastellen.
5. Importier die .json-Datei in einen leeren Workflow in n8n.
6. Leg im Knoten Neue Mail mit PDF ein IMAP-Zugangsdatum an. Server, Port und ob du ein App-Passwort brauchst, findest du in der Hilfe deines Mailanbieters. Meist ist es Port 993 mit SSL/TLS, bei GMX und web.de schaltest du IMAP vorher in den Einstellungen frei.
7. Trag im selben Knoten unter Mailbox Name den Ordner Belege statt INBOX ein.
8. Hinterleg im Knoten KI-Modell deinen Gemini-Schlüssel. Für einen anderen Anbieter ersetzt du den Knoten durch dessen Chat-Modell-Knoten und hängst ihn an KI liest Beleg.
9. Verbinde dein Google-Konto in PDF in Drive ablegen und Zeile ins Sheet.
10. Wähl in PDF in Drive ablegen unter Parent Folder deinen Drive-Ordner aus.
11. Wähl in Zeile ins Sheet unter Document und Sheet dein Sheet aus.
12. Klick auf Execute workflow.
13. Schick dir eine Mail mit einer echten Rechnung als PDF und öffne sie nicht. Sortiert deine Regel sie nicht in den Ordner Belege, verschieb sie ungelesen dorthin.
14. Schalte den Workflow oben auf aktiv, wenn PDF und Zeile stimmen.

Öffne die Testmail nicht vorher. Der Workflow holt nur ungelesene Mails und markiert sie danach als gelesen. Deshalb auch der eigene Ordner: Den schaust du im Alltag nicht an, also bleibt dort alles ungelesen, bis n8n es abholt. Und an die KI geht nur, was deine Regel in diesen Ordner sortiert.

Ab dann prüfst du nur noch. Geh am Monatsende jede neue Zeile gegen das PDF durch, vor allem Betrag (brutto oder netto?), Datum (Rechnungsdatum, nicht Eingangsdatum) und bei Gutschriften, ob der Betrag negativ ist. Dann setzt du ein x in die Spalte Geprüft. Erst danach geht etwas an deine Steuerberatung.

Grenzen und Datenschutz

• Rechnungen enthalten Kundendaten. Beim Workflow geht der Text jeder Rechnung an das KI-Modell, bei der Buchhaltungssoftware geht der Beleg an deren Anbieter. Schau in beiden Fällen nach, ob es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt und wo die Server stehen, beim KI-Modell zusätzlich, ob deine Eingaben zum Training genutzt werden.
• Es zählen nur Anhänge. Rechnungen im Mailtext oder als Download-Link erfasst keiner der beiden automatischen Wege. Scans und Fotos ohne Textebene liest der Workflow nicht, dafür bräuchtest du zusätzlich eine Texterkennung (OCR).
• Der Workflow sortiert nur vor. Prüfen und verbuchen bleibt bei dir oder deiner Steuerberatung.

Hast du dich für den Workflow-Weg entschieden, fehlt dir für Schritt 5 nur noch die Datei. In der .json stecken die Knoten, der Prompt mit den Regeln für Brutto, Datum und Gutschriften und der Code für den Dateinamen. Dazu kommt die zweiseitige Anleitung mit Testlauf und Monatsprüfung.

Häufige Fragen