Gesprächsnotiz Vorlage: Protokoll und To-dos per KI

Von Philip Stapmanns · 2026-11-04

Gesprächsnotiz Vorlage mit Entscheidungen, offenen Fragen und To-dos. Die KI füllt sie aus dem Transkript, du klärst die markierten Stellen.

Wer nach einer Vorlage für die Gesprächsnotiz sucht, findet vor allem Vorlagen zum Ausfüllen. Nach dem Kundengespräch hilft dir ein leeres Formular wenig: Du weißt noch die Hälfte, und bei den Fristen wird es dünn. Wenn das Gespräch als Transkript vorliegt, schreibt die KI die Notiz, und du prüfst sie.

Was du brauchst

• Das Einverständnis deines Gegenübers zur Aufnahme oder zum Transkript.
• Ein Transkript als reinen Text, aus deinem Videocall-Tool oder einer Transkriptions-App.
• Ein Chat-Tool mit KI, getestet habe ich Claude.
• Den Prompt von der Prompt-Karte, die du am Ende dieses Artikels bekommst.

Gesprächsnotiz mit KI schreiben: Schritt für Schritt

1. Frag zu Beginn des Gesprächs, ob du aufnehmen oder transkribieren darfst.
2. Starte Aufnahme oder Transkript erst nach dem Ja.
3. Hol dir nach dem Gespräch das Transkript als reinen Text.
4. Nimm Sensibles aus dem Transkript, bevor du es in ein kostenloses Chat-Tool gibst.
5. Kopier den Prompt von der Karte in dein Chat-Tool.
6. Ersetz [Erstgespräch / Projekttermin / Abstimmung] durch die Art deines Gesprächs.
7. Ersetz [DATUM] durch das Datum des Gesprächs.
8. Füg das Transkript an der Stelle [HIER DAS TRANSKRIPT EINFÜGEN] ein.
9. Schick den Prompt ab.
10. Klär jede Stelle, die mit [UNKLAR] markiert ist.
11. Prüf die To-do-Tabelle.
12. Lies das ganze Protokoll vor dem Teilen.
13. Kopier den Mailvorschlag in dein Mailprogramm.
14. Setz dort die Namen statt der Platzhalter ein, etwa [NAME].

Der Prompt verlangt Zusagen des Kunden wörtlich, wenn sie im Transkript stehen. Heißt: Steht im Protokoll "die schicke ich Ihnen bis Freitag", kannst du dich in der Zusammenfassungsmail genau darauf beziehen.

Gesprächsnotiz Vorlage: die vier Teile

So ist das Protokoll aufgebaut, das der Prompt erzeugt. Dieselbe Struktur taugt auch als Vorlage für ein Gesprächsprotokoll. Im Kopf stehen die Art des Gesprächs und das Datum, beides gibst du vor.

Am Ende schreibt die KI einen Mailvorschlag, höchstens 100 Wörter, mit [NAME] statt eines Namens.

Im ersten Test ging es bei den Fristen schief: Aus "bis Mitte nächster Woche" wurde ein genaues Datum, genauer als gesagt. Der Prompt verlangt deshalb, Fristen wie "bis Freitag" wörtlich zu übernehmen und fehlende Fristen als "offen" einzutragen. Namen ersetzt die KI durch Rollen wie Kunde, ich oder Kollegin.

Mit dem geänderten Prompt habe ich ein erfundenes Erstgespräch noch einmal durchlaufen lassen.

Fehlte im Prompt das Datum, fragte die KI nach, statt eines zu raten.

Grenzen und Datenschutz

• Nimm ein Gespräch nur mit Einverständnis auf. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen ohne dessen Erlaubnis aufnimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar (Quelle: gesetze-im-internet.de, Stand 03.11.2026).
• Das Transkript enthält Kundendaten, auch wenn die KI im Protokoll Rollen statt Namen schreibt. In ein kostenloses Chat-Tool gehört nur ein Transkript ohne Sensibles.
• Getestet habe ich den Prompt in Claude mit einem erfundenen Gespräch, ein Gegentest in ChatGPT fehlt noch. Im Test schrieb die KI "Bäckerei", obwohl das Wort im Transkript nie fiel. Die KI ergänzt also auch gegen die Regel, nur zu nutzen, was im Transkript steht. Deshalb liest du vor dem Teilen drüber.

Wenn du die Schritte oben nachmachen willst, fehlt dir nur noch der Prompt selbst: der Text mit allen sechs Regeln, zum Beispiel "Nutze nur, was im Transkript steht", und dem Auftrag für die Zusammenfassungsmail. Er steht auf einer Prompt-Karte als PDF, zusammen mit vier Schritten zum Vorgehen. Du kopierst ihn, ersetzt zwei Klammern und fügst dein Transkript ein.

Häufige Fragen