Terminerinnerung Vorlage: Mailtext und Versand mit n8n

Von Philip Stapmanns · 2026-11-02

Terminerinnerung Vorlage für den Vorabend: n8n bereitet die Mail für deine Cal.com-Buchungen vor, du liest sie, ein Klick schickt sie ab.

Meine Keyword-Recherche vom Oktober 2026 zeigt oben vor allem SMS- und WhatsApp-Texte von Software-Anbietern. Den Text schreibst du einmal. Aufwendig ist der Versand: jeden Abend in den Kalender schauen, Namen raussuchen, Uhrzeit eintippen. Das macht der Workflow, du liest nur noch drüber.

Was du brauchst

• n8n unter einer öffentlich erreichbaren Adresse, also n8n Cloud oder ein eigener Server mit Domain. Sonst erreichen Cal.com und die Freigabe-Knöpfe dein n8n nicht.
• Cal.com mit einem API-Schlüssel.
• Ein Postfach mit SMTP-Zugang, etwa GMX, web.de, IONOS, Strato oder deine eigene Domain.
• Einen API-Schlüssel für Google Gemini, der Knoten "KI-Modell" ist darauf eingestellt. Den braucht nur die Nachfass-Mail nach dem Termin, die Erinnerung selbst schreibt keine KI. Prüf vorher, ob du für deinen Gemini-Zugang einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung hast.
• Die Workflow-Datei (.json), die du am Ende dieses Artikels bekommst.

Terminerinnerung automatisch verschicken: Schritt für Schritt

1. Leg in n8n unter Overview, Data tables eine Tabelle mit dem Namen Termine an.
2. Leg darin die Textspalten buchung_id, name, mail, titel, notiz und status an.
3. Leg die Datumsspalten beginn und ende an. Schreib alle Namen genau so.
4. Leg einen leeren Workflow an.
5. Importier darin die .json-Datei. Zugangsdaten stecken keine drin.
6. Erzeug in Cal.com unter Settings, Developer, API Keys einen Schlüssel.
7. Leg ihn im Knoten "Neue Buchung bei Cal.com" als Zugangsdatum an.
8. Leg in den vier Mail-Knoten ein SMTP-Zugangsdatum an: Server, Port, Benutzer und Passwort aus der Hilfe deines Anbieters.
9. Ersetz überall HIER DEINE MAILADRESSE durch deine Adresse.
10. Trag im Knoten "Erinnerungen schreiben" oben im Code deinen Namen ein.
11. Ersetz im Knoten "KI schreibt Nachfass-Mail" die Unterschrift.
12. Ersetz dort den Buchungslink. Hast du keinen, löschst du die Zeile, dann schreibt die KI auch keinen.
13. Leg im Knoten "KI-Modell" deinen Gemini-API-Schlüssel als Zugangsdatum an.
14. Prüf unter Settings des Workflows, ob als Zeitzone Europe/Berlin eingestellt ist.
15. Klick oben auf Publish.
16. Bestätige im Dialog mit Publish.
17. Buch vor 18 Uhr bei dir selbst einen Termin für morgen, mit deiner eigenen Mailadresse als Kunde.
18. Öffne die Tabelle Termine. Dort steht jetzt eine Zeile mit Status gebucht.
19. Klick um 18 Uhr in der Freigabe-Mail auf Freigeben. Die Erinnerung landet in deinem Postfach.
20. Buch einen zweiten Testtermin.
21. Verschieb ihn in Cal.com. Der alte Termin muss in der Tabelle auf verschoben stehen.
22. Buch einen dritten Testtermin.
23. Storniere ihn in Cal.com. Sein Status muss auf abgesagt springen.
24. Warte bis nach dem ersten Testtermin. Innerhalb einer Stunde kommt die Freigabe-Mail mit dem Nachfass-Entwurf.

In der Freigabe-Mail stehen alle Erinnerungen für morgen untereinander, jeweils mit Name, Adresse, Betreff und Text. Ein Klick auf Freigeben schickt alle ab. Klickst du Verwerfen oder bis 8 Uhr morgens gar nicht, geht nichts raus. Das ist Absicht.

Nach dem Termin schreibt die KI einen Entwurf für die Nachfass-Mail: Dank für den Termin, ein nächster Schritt nur, wenn er sich aus der Notiz der Buchung ergibt, höchstens 80 Wörter, gesiezt. Auch der kommt erst als Freigabe-Mail zu dir und wartet drei Tage auf deinen Klick. Den Stand jedes Termins siehst du in der Tabelle Termine, von gebucht über erinnert bis nachgefasst.

Terminerinnerung Vorlage: der Text aus dem Workflow

So sieht die Mail aus, die der Workflow schreibt. Name, Datum, Uhrzeit und Buchungstitel sind Beispielwerte.

Betreff: Erinnerung: Ihr Termin morgen um 10:00 Uhr

Hallo Erika Muster,

kurze Erinnerung an Ihren Termin morgen, Donnerstag, 12. November, um 10:00 Uhr (Erstgespräch).

Falls etwas dazwischenkommt, können Sie den Termin über den Link in Ihrer Buchungsbestätigung verschieben oder absagen.

Viele Grüße

Dein Name

Die Uhrzeit steht schon im Betreff. Heißt: Dein Kunde sieht sie in der Liste, ohne die Mail zu öffnen. Willst du duzen oder anders formulieren, änderst du den Text direkt im Code-Knoten "Erinnerungen schreiben".

Grenzen und Datenschutz

• Erinnert dein Buchungstool schon selbst? Schau in Cal.com unter Workflows nach, was dein Tarif kann. Wenn es schon erinnert, löschst du im Workflow alles ab "Jeden Abend 18 Uhr" und nutzt nur den Nachfass. Die Buchungsbestätigung schickt in beiden Fällen Cal.com, der Workflow nicht.
• Wer nach 18 Uhr für morgen bucht, bekommt keine Erinnerung. Klickst du bis 8 Uhr morgens nicht auf Freigeben, bekommt an dem Tag niemand eine Erinnerung. Nachfass-Entwürfe kommen einer pro Stunde, bei mehreren Terminen dauert es also länger.
• Für die Nachfass-Mail gehen Name, Titel und Notiz der Buchung an das KI-Modell. Nimm eines mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und nenn n8n, Cal.com und die KI in deiner Datenschutzerklärung. Halt die Nachfass-Mail als reine Service-Mail, ohne Angebote und ohne Bitte um Bewertung. Werbung per Mail ohne Einwilligung ist nach § 7 Abs. 2 UWG in der Regel unzulässig (Quelle: gesetze-im-internet.de, Stand 04.11.2026), deshalb prüfst du jeden Entwurf vor dem Klick.

Die Vorlage oben steckt fertig im Knoten "Erinnerungen schreiben". Den ganzen Workflow mit allen Knoten von "Neue Buchung bei Cal.com" bis "Status nachgefasst", samt Prompt für die Nachfass-Mail, bekommst du als .json-Datei, dazu die zweiseitige Anleitung als PDF mit allen Schritten zum Einrichten und Testen. Du legst die Tabelle an, importierst, verbindest Cal.com, dein Postfach und dein KI-Modell und buchst den ersten Testtermin.

Häufige Fragen